18 Дек

не могу написать деловое письмо !!

не могу написать деловое письмо !!

  1. пиши не деловое
  2. А тема то про что?
  3. Итак, несколько правил, как написать деловое письмо:

    1. Деловое письмо оформляют на специальном фирменном бланке компании. В верхней части бланка должна содержаться информация:
    1.1. название организации;
    1.2. почтовый адрес;
    1.3. телефон, факс, e-mail и web-сайт.
    Эта информация необходима для того, чтобы Адресат после прочтения смог бы быстро найти контакты для ответа или связаться с Отправителем.

    2. Поля делового письма отступ слева 3 см необходим чтобы письмо можно было подшить в скоросшиватель, справа отступ — 1,5 см. Если Вы составляете текст на компьютере, то используйте стандартную форму страницы редактора Microsoft Word.

    3. Размер шрифта должен быть одинаковым во всм тексте делового письма. Как правило, применяют стандартный шрифт Times New Roman с 12 размером (кеглем). Но если Вы знаете, что у Адресата плохое зрение, нелишним будет проявить заботу, увеличив размер шрифта.

    4. Если объм письма превышает две страницы, то необходимо в нижних правых углах листов произвести нумерацию.

    5. Регистрационный номер и дата ставятся в левом верхнем углу письма.

    В серьзных организациях поток писем может достигать нескольких тысяч в день, поэтому номер исходящей документации и дата ставятся Отправителем, чтобы можно было отследить дальнейшее продвижение письма, а при необходимости быстро найти запись в свом журнале исходящей документации.

    Получатель регистрирует письмо, присваивая входящий номер и обозначая дату получения. Если письмо доставлено курьером, то дата и входящий номер фиксируется также и на копии письма. Это, кроме сказанного, позволяет юридически грамотно зафиксировать факт получения письма. А если в письме указан срок для ответа, то началом его отсчта считается дата получения письма.

    6. Структура образца делового письма формировалась не одно столетие и сегодня она включает следующие составные:

    6.1. Шапка примера делового письма содержит обращение к Адресату. Оформляется немного ниже регистрационного номера следующим образом:

    в верхнем правом углу указываются Должность и Ф.И.О. Адресата. Ниже можно указать Тему письма. Ещ ниже, по центру оформляется Обращение. В обращении следует выразить уважение с помощью общепринятых слов: Уважаемый, Господин, Госпожа (сокращения не допустимы). Шапку обычно выделяют жирным шрифтом.
    Например:
    Исх. 61 от 21.09.2010
    на Вх. 352 — Р от 14.09.2010
    Генеральному директору
    ООО Подшипник
    Петрову Н.И.
    О партии бракованных подшипников,
    поставленных 10.09.2010г.

    Уважаемый Николай Иванович!

    6.2. Вступление. Во вступлении необходимо кратко определить суть письма. Можно начать традиционно:
    Довожу до Вашего сведения…, Прошу Вас…, В настоящее время… и т.д. это если письмо пишется от первого лица.
    Если обращение исходит от юридического лица, то повествование идт от третьего лица (Например, Наше предприятие предлагает).
    Причм как во вступлении, так и в следующем тексте письма следует местоимение Вы и все его формы (Вас, Вам, Вашего) писать с большой буквы это проявление уважения к Адресату и признак Вашего воспитания.

    6.3. Согласно правилам написания основная часть образца делового письма логически последовательно должна раскрывать содержание просьбы или обращения, делая е понятной для Адресата. Все предыдущие абзацы должны логически перетекать в последующие. Приводятся конкретные факты, цифры и т.д. Не стоит также забывать, что краткость сестра Таланта.

    6.4. В Заключении письма подводятся обобщения, итоги написанного. Нередко в заключении пишется просьба или предложение. Например: Учитывая изложенное выше, Прошу Вас.

    6.5. Приложения. Если к письму прилагаются документы, то они должны быть пронумерованы и указаны ниже заключения. Например:
    К данному письму прилагается следующие документы:
    1. Копия договора оказания услуг 6 листов в 1 экземпляре;
    2. Акты выполненных работ 1 лист в 2 экземплярах;
    3. Счт-фактура 123 от 11.09.2010г 1 лист в 2 экземпляра

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *